在项目建设中沟通协调工作面临的问题与思考

发布日期：2015-03-12来源：编辑：流水

[摘要]

　　1 项目全过程管理沟通的内容

　　结合以往项目管理在沟通协调过程中的经验和教训，从项目伊始到项目闭合结束，我们在项目全过程的管理中因沟通不到位而影响项目既定目标实现的因素归纳起来主要包括以下七个方面：①项目与业主的沟通;②项目与监理的沟通;③项目与设计单位的沟通;④项目与政府职能部门的沟通;⑤项目与公司职能部门间的沟通;⑥项目内部的沟通;⑦项目与分包商的沟通。

　　2 在沟通中存在的问题与对策文章

　　下面主要就以上七项沟通中存在的问题与对策做一简要阐述：

　　2.1 项目与业主的沟通

　　业主代表项目的所有者，对项目具有特殊的权利，而施工方为业主建设项目，最重要的职责是保证业主满意。要取得项目的成功，必须获得业主的支持、理解和帮助。

　　其沟通方式主要是电话、传真、电子邮件。目前业主与施工方书面交流更多的是采用以电子邮件为主、文档采用PDF格式的交流模式，传真的使用频率越来越少。 

　　(1)项目经理首先要理解总目标、理解业主的意图、反复阅读合同或项目任务文。

　　(2)与业主建立经常性联系，注重建立和培养感情，争取工作上的支持和帮助。

　　(3)抓好工程安全、进度、质量，树立企业良好的信誉。说的好不如做的好，把工程各方面搞好就是和业主最好的沟通。

　　(4)强化沟通的前瞻性，一些重大问题要采用直接沟通方式，避免产生误会和矛盾。

　　项目的实施必须执行业主的指令，使业主满意，而业主未必真懂项目或懂得很少，从而容易产生误解，解决办法是：①尊重业主，经常沟通;②加强计划性和预见性，让业主了解承包商。

　　2.2 项目与监理的沟通

　　监理作为业主代表，直接履行对项目费用、安全、质量、工期等管理和控制职能，是整个项目全过程监督的直接见证者和负责人。一般来说监理“一肩担两家”，一方面他作为业主代表，行使业主赋予的项目管理四大职能，但从另一个方面来说他也属于业主的一个承包方，与项目施工方一样都同属乙方。因此施工方最有效的沟通方法就是要让监理方明白这样一个道理：在项目管理行为上我们两家属于监督与被监督方，但在共同利益上(经济、社会、政治等三个方面的利益)我们是休戚相关的利益共同体，损荣与共，最终会与监理方在沟通上找到某种程度平衡点。这样一来就为妥善解决签证、进度、质量等问题打下了基础，从而实现项目的既定目标。

　　另外平时我们加大与现场总监的交流沟通力度，积极主动参与到一切由现场监理编制的各种有关施工管理的会议纪要等文件的修订、审核工作中去，尽量避免在会议纪要等文件中出现对我方后期结算审计不利的条款，而明确对后期结算审计有利的条款

　　2.3 项目与设计的沟通

　　目前长输管道的施工在相当长的时期内依然是我公司的核心主业，管道施工项目在投标框架内要想实现利润最大化，如果严格按图纸施工，就很难实现这一目的，而是要结合现场实际情况，在征得设计变更认可的前提下，尽可能地优化施工线路和施工方案。当然，要想说服设计方以利润最大化为前提去做设计变更，良好的沟通是必不可少的。

　　一般情况下，设计单位从成本概算、信誉等方面考虑是轻易不修改、变更其设计意图的。针对这种情况，我们通常有几个做法：

　　(1)遇到怕麻烦的设计时，我们主动出击，把现场变更的数据代替设计进行采集、测量，转化为设计的成果;

　　(2)遇到较大的变更，有可能影响到设计方的利益时，我们把变更内容承担下来，把利益转变成各种地下障碍、工农关系的影响出具技术联络单，虽然结果是一样，但是使设计方也不受损失;

　　(3)碰到确实施工难度大、工农关系处理非常困难的地段，设计也拿不下来的，我们就越过设计积极地与业主、监理沟通，尽量把劣势转化成对项目部的优势，增加投资，以完成预期目标。

　　2.4 项目与政府职能部门的沟通

　　基础设施建设通常是离不开项目所属地域政府职能部门的支持的，虽然在项目的规划初设、青赔征地等阶段由业主全权负责与项目所属地域政府职能部门衔接。但到了项目的实施阶段，与地方职能部门的大部分沟通都实质上是由施工方在负责。在确保与政府常规职能部门沟通的基础上，还要做好以下几个职能部门的沟通：

　　(1)与当地的新闻媒体的沟通

　　要提前与当地的宣传职能部门保持良好的沟通，一个项目开工伊始，要充分借用当地的各种平面媒体、电视网络等舆论工具加大该项工程在当地的宣传力度，让当地政府的各个阶层明白此工程的重要性和对当地所产生的正面功效，以取得当地舆论的理解和支持，降低施工过程中工农关系处理的难度。

　　(2)加大与工程所在地的地方电力、水利、交通(路政)等职能部门的沟通

　　上述政府职能部门均是在项目办理“三穿”手续时由业主与之沟通联系，原则上与施工方关系不大，但在遇到一些对施工方有利的变更而业主和监理又不同意时，通过与上述职能部门的良好沟通一般都能破解这一难题。

　　2.5 项目与公司职能部门之间的沟通

　　公司分管领导及相关职能科室永远是项目过程管理中最佳的指导者和帮助者，也是外部项目最坚强的后盾。当项目在运行过程中遇到资金、技术、施工力量等困难时，如果能够超前、及时、真实的与之保持沟通汇报，就一定能够得到最快捷、最满意的支持。即使是出现安全、质量等意外事件后，也一定要在第一时间报公司相关部门和领导知晓，以防在事故善后中出现失控状态，从而错失处理事故的最佳时机。年初公司出现的几起安全、质量事故扩大化就是因沟通不善而导致的。目前与公司的沟通方式概括起来有以下四种：①公司层面较大型会议;②OA系统办公平台;③公司各有关部门、各三级单位、各项目部为方便工作联系而建立的QQ群;④月、季度例会和检查评比。

　　2.6 项目内部的沟通

　　项目经理所领导的项目部是项目组织的领导核心，在项目部内部的沟通中项目经理起着核心作用，如何协调各职能工作，激励项目经理部成员，是项目经理的重要课题。

　　(1)项目经理应注意与项目其他管理人员的沟通，防止家长制。

　　(2)建立完备的项目管理系统，明确划分各自的工作职责，设计比较完备的管理工作流程，明确规定项目中正式沟通的方式、渠道和时间，使大家按程序、按规则办事。但是也不能过于依赖程序。

　　(3)由于项目的特点，项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性：①采用民主的作风，不独断专行;②改进工作关系，关心各个成员，礼貌待人;③公开、公平、公正地处理事务;④在向上级和职能部门提交报告中应包括对项目组成员好的评价和鉴定意见，项目结束时应对成绩显着的成员进行表彰，使他们有成就感。

　　(4)定期召开会议，交流信息，安排、部署、检查工作进展，及时修正。

　　(5)应形成比较稳定的项目管理队伍，这样尽管项目是一次性的、常新的，但项目小组确是相对稳定的，可大大减少组织摩擦。

　　(6)建立公平、公正的考评工作业绩的方法、标准，并定期客观地、慎重地对成员进行业绩考评，奖励激励员工。

　　2.7 项目与分包商的沟通

　　集团公司副总裁张克华曾说过，工程不分包是不可能的。在当前集团公司把承包商事故纳入集团管理的情况下，做好与分包商的沟通就显得尤为重要，要始终树立服务的理念：①重视与分包商的沟通，严考核，勤服务，重激励，贯彻“互利双赢，共同发展”，“善为先，和为贵”的理念;②让各承包商理解总目标、阶段目标以及各自的目标、项目的实施方案、各自的工作任务及职责等，应向他们解释清楚，做详细说明，增加项目的透明度。

　　3 结束语

　　通过近几年来统计和调研发现，一般工程项目在实施过程中，只要跟项目所有关系方进行了全方位、全过程的有效沟通，均能够确保项目的顺利、圆满完成，并最终实现我们的初始目标，确保经济效益、社会效益和政治效益的最大化，从而实现干一项工程，交一方朋友，树一个品牌的项目目标

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