挖掘物资采购的效益潜力

发布日期：2014-07-15来源：本网编辑：龚炜

[摘要]缘何把总成本的有效降低作为衡量成本控制效果的主要标准？

　　铁路工程项目是典型的资金和技术密集型项目。物资采购管理作为项目管理的重要组成部分，贯穿于项目建设的始终。赣龙铁路复线工程项目涉及的材料和设备类别品种多、技术要求高、涉及面广、采购量大，采购管理稍有失误，不但会影响工程的质量、进度和成本，甚至会影响项目的成功。因此，加强采购管理，保证材料设备供应质量，对确保赣龙工程顺利建设、成功运营意义重大。

　　赣龙项目的建设特点

　　规模大。赣龙铁路起于赣县站，讫于龙岩站，里程范围DK22+100～DK272+788.94,正线全长249.418KM，其中江西省范围113.639km，福建省范围289.17079KM。本工程线路位于江西省东南部、福建省西南部，西起江西赣州市赣县，东讫福建省龙岩市，途经江西省的赣县、于都县、会昌县、瑞金市和福建的长汀县、连城县、上杭县、新罗区。施工的分项工程主要有8桥7隧。

　　工期紧。该工程开工日期为2010年9月1日，计划竣工日期为2014年2月28日，计划工期42个月。

　　材料和设备多。该工程共使用十六种机械设备，例如铺轨机、架桥机、龙门吊、混凝土输送泵等，所涉及的材料达上千种，例如水泥、钢材、砂石料等。

　　物资采购量大且采购工作复杂。该项目材料、设备采购费用约占概算投资的70%，主要是国内采购。既有专利设备，又有常规化工材料、设备，既有长周期设备，又有大宗材料。

　　赣龙项目物资采购原则

　　适时：即按规定的时间进行采购。按照采购计划的要求，结合市场环境变化的因素，审时度势，于最适合的时间进行采购，以达到满足工程需要、节约施工成本的目的。

　　适质：即适宜的质量。所购物资质量是影响产品质量、成本的重要因素之一，质量过高，超过工程需要，是一种浪费;质量过低，不能满足工程要求，影响工程质量。

　　适价：可通过集中采购、招标采购等方式实现最低价格。

　　适量：即按规定的数量进行采购。

　　合法：即采购行为必须符合国家政策、法律、法规及本单位的规章制度。

　　赣龙项目物资采购模式

　　由于铁路建设物资设备分为甲供、甲控、自购三类，即甲供物资、甲控物资、自购物资。因此，赣龙项目物资、设备采购主要采用一下模式：

　　业主采购：甲供物资、甲控物资由业主采购或业主指定厂商定向采购供应;

　　公司物设部或委托项目部自购物资：除业主采购供应以外的其它主要物资，包括钢材、水泥、商品砼、钢轨、道岔、连接件及配件、桥梁梁片等;

　　项目部采购：0.5万元人民币以下不构成工程主体的零星急用物资;

　　集司参与采购：在一个标段内由两个及以上公司施工且需招标采购的物资;

　　招(议)标采购：一次性采购价值在0.5万元人民币及以上的物资;公司物设部可委托项目部招(议)标采购部份物资。符合招标条件而因特殊原因未实施者须报公司分管领导批准。

　　物资采购坚持“优质、可靠、低成本”的原则。公司对主要物资生产(供应)商实行准入制度，动态管理。甲供物资的合格生产(供应)商名录执行铁道部规定，其他主要物资的合格生产(供应)商名录由公司审定发布。主要物资采购必须在铁道部和公司公布的合格生产(供应)商中进行。

　　合格供应商名单的选择和确定

　　在项目经理领导下组织工程、试验、物资部门按以下内容进行结构材料合格供方的评定。

　　资源调查：各级物资管理部门应组织相关人员经常性的开展物资市场调查，调查的主要内容应包括各种主要材料的供应厂商、供货能力、产品质量、供应价格、运输条件等，同时应注意收集供应厂商的有关资料，为采购合同的订立及采购合同的修改提供基础性数据支持。

　　物资适应性检验：凡需要在采购前进行检验的物资，应由试验室根据物设部门提供的供应商对其供应的物资进行检验，试验室出具检验报告及相关材料，物设部门根据试验室提供的实验结果拟定潜在供应商候选名单。

　　供应商资格预审：对于自购物资，物资管理部门根据物资申请计划和工程技术要求选择供应商，选择供应商应进行资格预审。资格预审应审查：供应商和代理商的企业简介、营业执照、法人代码证、资质证书、生产许可证、质量体系认证证书、企业财务状况等资质证明文件的完整性、真实性、准确性、时效性，并将审查结果填入《供方评价表》。对于资源调查收集的各方面条件较好，价格较具优势的甲控物资潜在供应商，我们应尽量帮助其通过建设单位的资格预审。

　　供应商考察：当资格预审资料不完整或对物资有特殊要求或有关方面对资格预审有调查要求时，物设管理部门应在采购前对供应商进行考察，必要时应会同工程技术和财务部门等参加。考察的内容为资格预审尚未包括的项目或须核实的项目：如生产状况、人员状况、原料来源、设备配置、质量保证能力、供货保证能力、保险保函能力等。考察应形成考察结果，并作为《供方评价表》评价的基础资料。

　　供应商评审：项目经理部应加强对供应商的资质、信誉、供货能力、质量保证能力以及是否符合环保要求、价格等进行综合评定，保留甲供、甲控物资供应商相关资料，对不合格供应商应形成报告报建设单位;形成自购料供方评价表。评价结论由物资部填入《合格供方评定表》，经评定小组会签、项目经理批准后纳入《合格供方名册》，作为物资采购备选的《合格供方名册》。

　　供应商的选择是赣龙项目物资采购管理中的一个重要组成部分。项目采购时应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的厂商提供均等的机会，体现市场经济运行的规则，控制采购成本，提高采购质量。赣龙项目在供货商选择中，依据规定程序，通过向供货商发出调查问卷、组织评审、实地考察相结合的方式，供货商的实力及履约能力、资金和信誉度、产品质量可靠性、在本行业(特别是同类项目)的业绩、售后服务等进行评价，筛选出适合本项目的合格供应商名单，以达到规避风险、质优、价优、保障供应的目的。

　　供应商的管理

　　对合格供应商的资格审查。物资部对评定的《合格供方》建立档案，跟踪管理，每年进行一次评价，做出保持或取消供方资格的建议，经项目经理批准后执行。物设部门保留《供方评价表》(必须有评价结果)，对通过合格供方评价的供应商，经主管领导会签后，相关资料报公司物设部审核合格后，列入《合格供方名册》。《合格供方名册》应进行动态管理，每年由原评价、选择单位对合格供方进行一次复评，并将所供产品质量、交货时间、售后服务等业绩，以及是否保留其合格供方资格等填入“物资供方复评记录”，于每年3月10日前报公司物设部;对供货不及时现象较普遍且在通告后仍未好转的，或供货不及时造成较严重影响，除按照合同及时索赔外，应通过评审会议，及时将其从《合格供方名册》中注销。

　　结合赣龙项目对供应商的管理实际，笔者认为，物资采购后期的管理工作，除落实供应商的售后服务，同时还要把对供应商的管理纳入项目采购管理的一个部分。通过对供应商的管理。一方面可以通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证.另一方面又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势。

　　与供应商建立战略合作伙伴关系。对于业主来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势，也使供应商拥有长期稳定的大客户。这种战略伙伴关系的确立，能给业主带来有效的成本控制利益。

　　对供应商的行为实施绩效管理。在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理，以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。这样有利于促使供应商持续改善供货行为，保证优质优价及时地供货。

　　业主自采的组织与实施

　　主要采取公开招标方式进行采购。委托具备相应资质的招标代理机构进行代理。在合格供应商范围内进行公开招标。招投标工作领导机构从招标方案的制定、投标单位的资质审查、开标评标、定标等各重点环节严格把关。业主纪检监察部门全过程参与监督。公开招标方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助业主以最低价格取得符合要求的物资设备，有利于控制采购成本。项目大宗物资，如钢筋、钢材、水泥、木材、油料等的采购，对工程进度和工程成本影响很大，必须考虑供应商份额的分担问题，避免单一货源，寻求多家供应，一般来说，某一种大宗设备材料的采购.选择供应商的数量以不超过2—3家为宜，来规避采购风险。这种做法对于业主来说，寻求多家供应，保证了所选供应商承担的供应份额充足，减少了项目资源供应的风险，有利于对供应商进行压价，提高了采购成本控制效果。

　　降低采购成本的措施

　　编制采购预算。预算不仅是计划活动的一个方面，它还具备一种控制机能。编制采购预算的目的，就是要在采购行为之前对采购成本进行估计和预测.对整个项目资金进行理性规划。采购预算不但能够对采购资金进行合理的配置，还能对采购实施过程中的资金使用进行随时的检测与控制，确保其在合理的范闱内浮动。有了采购预算的约束，能提高项目资金的使用效率.优化采购管理中资源调配，从而达到控制采购成本的目的。

　　有效规避采购环境的影响。赣龙项目工期较长。物资采购的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响。外部环境包括国内和国际环境。国际采购环境的变化，例如，钢材、有色金属、水泥、油料等价格的波动，对国内原材料的价格将产生影响;国内外部环境的影响包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、金融危机的存在等各种因素。因此.物资采购策略和采购计划制定，必须充分考虑国内外采购环境对采购的影响，在准确评价和预测的基础上，制定有效措施加以规避。

　　建立灵敏的市场信息反应机制。业主如果缺乏对采购市场相关信息的及时了解和掌握，会造成采购工作的延误。采购预算的超支，失去成本控制的优势。因此，必须建立灵敏的市场信息反应机制.及时准确掌握市场动态和变化趋势，把握主动权。这种机制包括：建立重要供应商信息数据库、同类物资的价格目录数据库、供应商考核记录数据库等，并定期研究分析市场情况。通过建立完善市场信息反应机制，为制定采购策略、采购计划，选择采购方式、采购时间.提供可靠的依据。

　　根据施工需求进行采购备料物资采购必须满足施丁进度计划对物资的需求。除了满足计划，还要有一定裕度的备料，以保障工程的顺利实施。同时，根据现场施工情况科学地筹划采购库存.做到既不能影响工程施工，又要考虑采购成本，防止设备物资压库造成项目资金积压。此外，还应根据项目资金情况预测市场价格的变化备料，以降低采购成本。例如，钢筋、钢材等大宗材料采购，对工程造价影响较大，这就有必要根据市场价格浮动的趋势和工程施工计划，同时还要考虑周转资金的有效利用和利率等情况，选择合适的进货时间和批量.以避免受外部环境的影响。

　　强化全流程控制，有效控制总成本。树立采购全流程成本控制理念，把总成本的有效降低作为衡量成本控制效果的主要标准，而不是单一的针对采购物资设备或服务的价格。获得了低价的采购物品同然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。如果单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应，这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。因此，在实施采购过程中，应该从项目采购的全过程来衡量成本上的收效，从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。

　　(作者：陕西铁路工程职业技术学院 张月芳)

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