中铁大桥局：用电子商务平台管住几十亿元物资采购

发布日期：2015-09-02来源：中铁大桥局编辑：流水

[摘要]

　　 作为一家大型建筑企业集团，中铁大桥局每年采购额达到几十亿元，行之有效的采购管理成为中铁大桥局的重要需求。在大量考察的基础之上，中铁大桥局选择了浪潮作为合作伙伴，希望IT 系统基于浪潮软件的统一平台，方便整合以实现财务业务一体化。

　　 中铁大桥局集团有限公司(简称中铁大桥局)是中国中铁股份有限公司旗下的全资子公司，前身为1953年4月为修建武汉长江大桥经政务院批准成立的铁道部大桥工程局(2001年改制为现名)，是中国唯一一家集桥梁科学研究、勘测设计、工程施工、机械制造四位于一体的大型工程公司，具备在各种江、河、湖、海及恶劣地质、环境条件下修建各类型桥梁的能力，是我国桥梁建设的骨干和龙头企业。

　　 急需控制的物资采购

　　 作为一家项目型大型建筑企业集团，中铁大桥局物资材料占工程成本50%以上，每年的采购额达到几十亿元，也因此注定其对物资采购管理格外重视。然而，中铁大桥局在过去一段时间内物资采购却存在着众多问题，如：

　　 与众多建筑企业一样，中铁大桥局采用项目化运作，这决定了其机构分散的特点。

　　 随着我国越来越多的建筑企业加入国际市场，承包国际工程，中铁大桥局地域分布广的特点变得更为明显。如何实现对分布在各地的机构进行集中管理，是中铁大桥局这样的建筑企业所共同面对的挑战。因此，中铁大桥局建立了集中式的财务和资金管理信息系统、物资信息管理系统等来强化对分子公司和项目部的管理。

　　 在物资采购领域，中铁大桥局尽管出台了一系列物资采购体系、制度、流程等来提高物资集中采购的管理水平，但在信息化建设方面却没有太多的进展。

　　 缺乏IT 系统支持，这些管理办法也难以真正落到实处。在很长一段时间内，中铁大桥局的物资采购还停留在手工操作、分散管理阶段，工作效率较低，管理不规范，采购成本相对较高。不仅如此，由于中铁大桥局的物资采购周期长，采购过程监控难，供应商信息沟通不畅，导致采购物资不及时。

　　 为此，中铁大桥局于2010年开始启动电子商务信息化建设，希望借助电子商务平台集中管控分散的物资采购业务。，建立一个集中的电子商务平台对物资采购进行统一管控，对中铁大桥局来说已经是刻不容缓。2010 年底，中铁大桥局在专题会议上决定建立电子商务平台，并交由物资管理部承办。

　　 经过几个月的调研，以及从企业规模、技术实力、产品优势、项目管理经验、实施人员素质等方面对涉及电子商务平台业务的多家软件供应商的考察，中铁大桥局最终选择浪潮集团作为其电子商务平台建设的合作伙伴，并且选择了电子商务云解决方案作为平台。值得一提的是，此前中铁大桥局已经应用了浪潮GS 软件的财务核算系统、报表系统和BI 系统。中铁大桥局希望IT 系统基于浪潮软件的统一平台，方便整合以实现财务业务一体化。

　　 破冰三大难点

　　 中铁大桥局电子商务平台的建设，一方面要考虑到其机构众多，分布广泛，推广难度大，另一方面还要考虑到如何吸引众多供应商纳入平台，其建设难度之大可想而知。中铁大桥局在浪潮实施人员的帮助下，逐个解决了遇到的多个难题。

　　 难点一：采购流程复杂

　　 中铁大桥局将采购流程分为三种方式分别处理。尽管都是物资采购业务，但是中铁大桥局针对不同的物资采用了不同的采购模式，而不同采购模式的采购流程也是不一样的。针对这一情况，中铁大桥局物资管理部进行了多次讨论研究，并邀请浪潮集团进行了充分的需求分析。物资管理部召开了各子分公司物资部长参加的电子商务平台调研会，最终确定了电子商务平台的主流程以及三个采购流程，分别是：

　　 招标采购，主要用于招标中心，满足大宗物资和机械的集中采购要求。整个采购过程由流程驱动，包括前期的采购项目管理、审核、发布招标预告及公告，补遗答疑，后期的开标、评标、定标和中标等管理流程。

　　 询价采购，主要应用于各分子公司，针对分子公司及项目部数量少、金额小的物料采购。流程较简便、采购执行速度快。

　　 竞价采购，作为电子商务平台的特色采购方式，针对规格固定、需求紧迫的物资采购。

　　 难点二：如何吸引供应商参与

　　 中铁大桥局制订了供应商管理流程，要求供应商通过平台参与投标、竞价和询价采购作为一个面向供应商的开放式电子商务平台，首先要吸引更多的供应商来参与，使供应商认可平台并参与其中。中铁大桥局秉承公平、公开、公正的原则，制订了供应商管理标准和招标流程，要求供应商通过电子商务平台才能参与投标、竞价和询价采购。

　　 建立供应商管理标准后，中铁大桥局便对供应商进行登记注册和分级管理，并发布在平台上。电子商务平台对供应商的管理覆盖了供应商基本信息上传登记、审核注册、资质管理、投标过程管理、供应商动静态评价和监督体系等一整套的管理工作。

　　 难点三：项目型企业组织太分散，如何使平台快速推广

　　 2011年春，中铁大桥局物资管理部组织了电子商务平台的培训，各子分公司、机关相关部室50 余人参加了培训，力求在在全局范围进行推广使用电子商务平台。此外，项目组还希望通过更多操作人员的使用，发现并指出系统存在的问题，并给出改进系统的建议。

　　 同年，物资管理部又组织浪潮开发人员到中铁大桥局六公司进行试点培训，浪潮开发人员先对平台流程和相关功能进行详细介绍，让员工一一上机操作，旨在让员工全面掌握他们可能经常用的询价、计划、公告发布和定标等功能的操作。

　　 催生物资供应管理变革

　　 2012年，中铁大桥局电子商务平台终于通过验收。电子商务平台达到了之前物资管理部的期望值，即规范采购业务，实现对物资采购业务的集中管控，以及优化采购流程。

　　 首先，实现了物资管理标准化。借助电子商务平台的应用，中铁大桥局对采购流程进行梳理，并将梳理结果固化到系统中，从而规范了采购行为，大大减少采购过程的随意性。与此同时，平台的应用还缓解了采购渠道不规范、业务处理手段落后、与供应商联系沟通环节多、效率低等问题，大大提高物资采购管理水平。

　　 其次，实现了阳光交易。借助电子商务平台，中铁大桥局开始在网上进行公开采购，实行网上监管，最大程度地减少暗箱操作。不仅如此，如有需要，相关人员可以通过平台追溯采购历史记录，从而有效监督采购过程。

　　 再次，缩减了采购成本和采购费用。很多以前只和某些区域分公司有业务往来的供应商如果通过认证，借助电子商务平台可以将业务扩展到全国。因此对于中铁大桥局本身来说，采用电子商务平台一方面增加了采购商的数量，通过充分竞争能够获得更低的采购价格，另一方面很多原来需要出差去办理的业务可以直接在网上办理，减少了差旅、通信等费用。

　　 最后，平台所提供的信息能够为决策提供支持。电子商务平台将物资和采购信息准确、全面地展现出来，企业管理者可以方便地了解每种物资的价格、数量、库存、合同执行、供应商情况等信息，从而在进行决策的时候有据可循。

　　 除此以外，电子商务平台的建设促进了中铁大桥局进行物资供应管理改革。电子商务平台不但提高了业务员的采购效率，还为管理层进行决策提供更直接、全面的信息支持，从而为进一步的物资供应管理改革、提高物资供应水平打下坚实的基础。事实上，电子商务平台催生的网上采购模式已经标志着中铁大桥局迈开了物资供应管理改革的第一步。

　　 项目完工后，中铁大桥局项目负责人又对浪潮提出了新的要求，“中铁大桥局将利用不断完善的电子商务平台，注重采购细节的处理，满足不断增加的新业务需求;利用好竞价采购模式，降低采购成本;实现电子商务平台与财务资金系统的集成。在此基础之上，中铁大桥局还要以电子商务平台为依托，建立企业云平台。”

【相关阅读】

• 开在工地门口的提款机——“筑保通”助力建筑企业秒贷
• 采购管理中的成本控制方法探讨
• 甲供材料的三大优点、四大缺点
• 材料采购成本的管理和控制
• 走出物资集采难困境
• 分品类、分阶段推进集中采购