项目经理如何有效控制需求变更

发布日期：2018-02-02来源：网络来源编辑：张继蕊

[摘要]

　　 需求变更对软件开发项目成败具有重要影响，既不能一概拒绝客户的变更要求，也不能一味地迁就客户，所以实施需求变更之前必须做好控制。需求变更控制的目的不是控制变更的发生，而是对变更进行管理，确保变更有序进行。

　　 一、明确合同约束，建立需求基线

　　 需求变更给软件开发带来的影响有目共睹，所以在与客户签订合同时，可以增加一些相关条款，如限定客户提出需求变更的时间，规定何种情况的变更可以接受、拒绝或部分接受，还可以规定发生需求变更时必须执行变更管理流程。

　　 虽然软件开发合同很难在签订之初就能够精确定义每项需求，单靠合同是帮不上忙的，但也不能忽视合同的约束力。

　　 明确和树立需求基线是需求变更的依据。在开发过程中，需求确定并经过评审后(客户参与评审)，建立第一个需求基线。此后每次变更并经过评审后，都要重新确定新的需求基线，做到小需求可以变更，但大方向要力保不频繁变更。

　　 例如，对于项目中的需求，可以实行分级管理，以达到对需求变更的控制和管理。

　　 二、建立变更审批流程

　　 在实践中，人们往往不愿意为小的需求变更去执行正规的需求管理过程，认为降低开发效率，浪费时间。正是这种观念才使需求变更变得不可控，最终导致项目的失败。因此，小的需求变更也要经过正规的需求管理流程，否则会积少成多，积重难返。

　　 明确需求变更审批环节、审批人员、审批事项、审批流程。这么做的目的有两个：一是将客户下达变更的流程尽可能地规范化，减少张嘴就来的非必要、非紧急、非合理、非高层领导意图的无效变更。二是留下书面依据，为今后可能的成本变更和索赔准备好“变更账”。凡未履行审批程序的“变更”，一律是无效变更不予受理。

　　 三、分级管理变更，定时批量处理

　　 软件开发项目中，“客户永远是对的”和“客户是上帝”并不完全正确，因为在已经签定的项目合同中，任何新需求的变更和增加除了影响项目的正常进行以外，还影响到客户的成本投入收益。因此，用户不断提出对项目进度有重大影响的需求对双赢也并不是好事。

　　 当遇到客户提出需求，不及时处理可能会使项目不能验收通过时，也不能一味拒绝不予开发。因此，当客户坚持变更新需求时，可以建议客户将新需求按重要和紧迫程度划分档次，作为需求变更评估的一项依据。

　　 例如，每周或每两周甚至每月召开一次需求变更专题会议，集中研究处理这些零碎变更事项，主动控制好工作节奏，尽量避免由于处理零碎变更而影响项目进度。

　　 针对会议结果可向客户正式提交一份需求变更计划，注明变更引起的时间、成本、工期代价和增加工作量等。要求客户配合需求变更计划，确定变更时限，控制变更规模，过时变更不候，离谱变更不做，保大局弃小变。

　　 四、安排专职人员负责变更管理

　　 有时开发任务较重，开发人员容易陷入开发工作中而忽略了与客户的随时沟通。因此，需要安排一名专职的需求变更联络人员，负责与客户及时交流，跟踪和汇报需求变更完成进度和情况。

　　 同时，可以成立项目变更控制小组，负责裁定接受哪些变更，小组由项目所涉及的多方人员共同组成，应该包括客户方和开发方的决策人员在内。

　　 五、确认客户是否接受变更的代价

　　 要让客户认识到变更都是有代价的，要和客户一起判断需求变更是否依然进行。例如，变更是没有问题的，但是要明确客户能否接受由此引起的如进度延迟、费用增加、效率下降等问题。

　　 一般来说，如果客户认为该变更是必须的(不是其上级领导拍脑袋提出的)就会接受这些后果。通过与客户协商，这样开发团队即使没有回报，也不会招致公司和客户双方的埋怨。

　　 如果客户认为该变更虽然有必要但是可以暂缓，双方签署备忘录后留待以后解决。如果客户认为该变更可有可无，多数情况下会取消变更。这样即可防止频繁变更，也让客户认识到不是所有的需求都需要变更。

【相关阅读】

• 新时代对项目经理的新要求
• 如何处理需求变更—需求变更规范流程
• 项目经理的职权有限，怎么破？
• 项目经理的影响力从何而来？
• 工程总承包企业如何科学建立“项目经理负责制”？
• 成功项目经理需要掌握的准则