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建立全过程合同风险管理系统

发布日期:2020-04-03来源:郑州一建集团有限公司编辑:张世辉

[摘要]

文/樊琳 周霆

   近年来,我国的建筑市场越来越向买方市场倾斜,建筑企业之间竞争越来越白热化,突出表现为施工承包合同条件越来越苛刻,企业利润越来越透明,且不断减少。同时,随着国内外法律规的接轨,各类工程分包合同、劳务分包合同的法律风险也伴随着不断扩大。建筑企业已经到了严格控制风险,向合同要利润的时代。只有真正地重视合同,加强风险管理,才能有效地降低风险,增加企业利润。

当前施工企业合同管理的难点

   合同管理与风险管理没有完全匹配。一般情况下,合同管理与风险管理看似是包含与被包含的关系。然而完善的风险管理,不仅是法律风险、合同风险的管理,更包括安全风险、政策风险、环境风险、经济风险的管理,等等。合同是缔约方达成一致的意思的表达,是双方合作的行为规范和阈值,里面潜藏着大量的相关风险,所以合同管理绝不仅仅是只针对于合同的管理,合同管理延伸出来的意义是各类风险管理在合同管理中的体现。

   现实中,很多的企业选择将合同管理理解为针对“合同”这一事物的管理,针对合同的文本、印章、技术条件、经济指标等的把控往往比较严格,但对于履约条件等比较费时耗力的内容,大多采用格式化条款以避之。

   而在实际操作中,往往是这些所谓的“格式化”条款隐藏着诸多的陷阱和风险。如果又恰巧碰到企业规模较大,合同数量较多,那么相关的质量就更难以得到保证。

   对一线人员的管理与考核还停留在业务层面。法务人员忙不过来,而一线人员自身没有能力与动力去处理与合同有关的问题。一直以来,对一线人员的评价考核指标还停留在职称、证书、业绩这三个维度,而这三个维度最终往往指向了干了多少活儿、有多高的技术水平和拥有多少荣誉,最多再加一个利润考核,鲜有对一线人员进行合同管理能力进行考核的。这就直接造成了一线人员对合同风险存在相当的知识盲区,而他们往往就是合同具体的拟定者、操办者、签订者。

   因此,一线人员迫切需要更新自己的知识结构和“业务范围”,迫切需要将合同风险及其对应的法律风险、现场管理等技能结合起来,这样才能满足新时代施工企业管理的需要。

   合同风险管控还停留在事后。在实践操作中,最常见的现象是,确实有事前的风险管控设置,包括合同审批等,但由于往往切入项目的时间不足,没有足够的时间精力去从头到尾跟每一个具体的合同,这造成事先无法投入足够的时间和精力进行预控,当出现问题的时候,才去找律师,想应急的办法。这在过去市场环境整体向好的趋势下也没有太大问题,无非是利润降低一点,成本再提高一点的问题。但进入施工企业的存量竞争阶段后,这一点点利润可能就会决定企业是盈利还是亏损,是生存还是死亡。

建立合同风险管理系统

   针对当前施工企业在合同管理中普遍出现的问题,企业应建立全过程合同风险管理系统,通过优化管理流程、培养相应人才、健全考核系统等管理手段及措施,从源头到终点建立合同风险管理系统。

   合同风险管理是管理问题,是关键问题,而绝不仅仅是法律问题。传统认为,合同风险管理就是个别部门的事情,往往企业规模越大,这种倾向就越严重。但一次新冠状病毒造成的突发状况,就将现实摆在我们面前。且不说个别部门有无如此大的职权,有无如此多的人员配置,人员是否与岗位匹配,但就现有的处理流程上,合同风险管理不应该是停留在审批阶段的执法者,而应该是冲在最前线的从业者。

   “让听到炮火的人指挥炮火”,建筑施工项目从一开始的投标询价阶段就处处充满了合同的风险和盲区。如果要求管控到位,那么就应该变后置审批为前置办理,变后台岗位为前台一线岗位。也只有这样,才能从源头上把控住合同中的各类风险。

   施工企业需要新型的业务人才。如果要实现第一条的目标,企业就迫切需要新型的业务人才。该从业者既具有法律从业经验,对合同法、公司法等民法轻车熟路,又对建筑施工行业有极为深刻的理解,熟悉施工工艺流程,更熟悉行业现状。培养此类新型法律人才,是施工企业需要迫切解决的问题。

   而要解决人才问题,本质还是要转变思想,将内部的合同管理工作当成前台业务工作,给予其更多的关注与支持,提供更好的福利和待遇,如此,假以时日,才能逐步解决新型业务人才缺口问题。

   完成从粗犷经营到精细经营的转变。其实严格意义上讲,合同管理工作前台化,业务化,甚至按照利润单元考核在各个行业都已经成为非常成熟的模式,无论是金融保险行业,还是跨国并购的投行,或者是拥有大量上下游合作伙伴的汽车制造业,熟悉业务且精通法律已经成为行业翘楚的标配。

   施工企业正在完成从粗狂经营向精细经营转变,这个过程注定要经过一番波澜起伏,然后才能凤凰涅槃。今天施工企业面临的种种阵痛,其他行业可能一百年前就已经初尝。任何一个行业,都必须经过野蛮生长,然后逐渐规范增效,最终,就看谁把成本控制的更好,用规模效益、流程管控、信息化、智能化等种种手段,来把那最后的一点点利润放到自己的口袋里。

   进入2020年,施工企业面临的是供给侧结构性改革完成后新基础设施建设带来的巨大冲击。新的基础设施建设包括5G基站、特高压、城际高速铁路和城市轨道交通、新能源汽车充电桩、大数据中心、人工智能、工业互联网,遍寻上下,旧有的施工企业还能在3.5万亿的新基建里分得几杯羹,我们不得而知。但唯有将合同彻底的规范的管理起来,才能在竞争中谋得一席之地。

   作者单位:郑州一建集团有限公司

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