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如何提高工地监理会议效率和质量

发布日期:2018-01-18来源:网络来源编辑:张继蕊

[摘要]

   工地监理会议是项目管理中的一项重要工作。在工程项目建设施工过程中,为保证施工进度、质量和安全,合理调配资源、降低施工费用,需要经常召开工地会。如何提高会议效率和质量,对现场工作的顺利开展十分重要。

   一、工地监理会议存在的主要问题和原因

   工地监理会议是由监理工程师主持,按照监理与业主、承包商项目经理协商一致、定期召开的工地例会。与会人员有总监理工程师(或总监代表)和监理工程师、承包商项目经理(或副经理)和各专业技术负责人,邀请业主代表参加,必要时还可邀请其他人员出席。分包商代表是否参加由承包商决定。工地监理会议的目的有二,一是协调:协调施工组织,解决施工问题,发布施工指令;二是沟通:通过建设各方的相互沟通,达到相互理解、配合和相互支持。会议的任务是:对建设项目实施“三控三管一协调” (质量、进度、费用三控制, 安全、合同、信息三管理,协调组织、解决问题),确保工程目标的实现。其主要工作内容包括:

   1、审核工程进度、质量情况,分析影响进度、质量的主要问题及所要采取的具体措施;

   2、对工程进度进行预测,讨论确定下期工程进度、质量计划及主要措施;

   3、审核承包商资源(包括人力资源和机械设备等)投入情况;

   4、审核施工用材到场情况,讨论现场材料的质量及其适用性;

   5、讨论相关技术问题;

   6、讨论有关计量与支付方面的问题;

   7、讨论未决定的工程变更问题;

   8、研究有关工作协调与接口方面的问题;

   9、其它与工程有关需要讨论和解决的问题等等。

   由上可知,工地监理会议是影响工程施工进度、质量和费用投入是否偏离目标,以及参建各方能否协调一致,实现有效合作的十分重要的会议。

   但由于多种原因,工地会议往往难以达到上述之目的。主要存在以下几个方面的问题:

   1、随意缺席,沟通不畅。承包商的部分应与会人员往往以种种理由缺席,或者委托其他人员代为参加,甚至有时到会人仅项目经理(或副经理)一人,使工地会议的质量大打折扣,难以达到沟通的目的。

   2、信息失真,决策失误。会议未能正确而全面地反映和分析施工进展情况,从而导致决策失误。

   3、优柔寡断,久拖不决,同样的问题在多次会议上提出而得不到及时解决,甚至使工程偏离目标。

   4、观念陈旧,定位不准,削弱了监理在现场工作的权威。

   影响工地监理会议效率和质量的原因很多,主要原因归纳起来有以下几个方面:

   1、对召开工地监理会议的目的意义认识不足。主要表现在承包商方面的专业技术负责人头脑中缺乏全局观念,认为“打铁买糖,各干一行,我把我分内的事做好就行了,何必那么多麻烦”。甚至有的认为“只要业主满意就行,监理满意不满意无所谓,钱又不是你监理给的”,对监理的意见不理不睬。从另一方面,由于认识不足,使会议达不到预期目的,效率低,质量差。长此以往,有的专业负责人对召开会议厌倦疲沓,认为“参加不参加一个样”,而时常缺席。其结果,造成了恶性循环。

   2、利益驱动,不顾全局。出于自身利益的考虑,施工单位或其他参建方常常会不真实地反映施工中的某些问题,致使信息失真,决策失误。

   3、没有确定的会议程序和明确的汇报内容。与会人员汇报无主题,汇报内容不全面,不具体,不系统,片面性、随意性很大,或只讲其个人关心的事项,而忽视其它;或只报流水帐,而抓不住要领,重点不突出;或只讲表面工作,而不讲隐含的问题;或只谈已做的事情,而不谈下步打算等等。这些都导致会议沟通不畅,信息阻塞,致使会议主持者不能正确而全面掌握施工进展情况,不能果断地作出决策。

   4、会前准备不足,会中无检查,无讲评,无安排,无要求。会前准备不足,主持人心中无数,会议漫无边际;有的监理工程师不仅缺乏管理经验,而且工作艺术性较差。由于上述原因,主持人对前段施工进展情况无讲评,无检查,只是由与会人员在会上说说了事;同时,对下步工作无安排,无要求,即使提要求也只是泛泛而谈,不明确,不具体。会议主持者犹豫不决,致使同样的问题在多次会议上提出而得不到及时协调解决。

   5、建设单位,即业主越俎代庖,监理被搁置一边。通常情况下,明智的业主一般都会将工程中的进度、质量、费用、安全等“三控三管一协调”的工作委托给监理,这不仅有利于业主把精力集中于本单位的主要工作,而且也有利于业主无须建立庞大的建设机构,解决并处理好工程完工后人员无法安排的问题和困难。然而,有的业主单位花钱请了监理,却不注意发挥监理的作用,仍然习惯于原有的老套数、老办法,自己操办并主持会议,在工程的具体管理上,仍然习惯于搞“大业主、小监理”,把监理置于难以开展工作的地位。这样就失去了聘请监理的意义,发挥不了监理单位的专业工程管理的作用。

   二、提高工地监理会议效率和质量的对策和措施

   1、提高对开好工地监理会议重要性的认识。为开好工地监理会议,监理工程师应从召开第一次工地监理会议开始,应向与会人员反复讲明现场的各项工作必须服从全局的重要性,讲明召开工地监理会议的目的、作用和意义,统一大家对召开好会议的思想认识,以共同确保提高会议效率,提高会议质量。工地会议的目的和作用一般包括:①沟通情况,交流信息;②反映问题,组织协调;③制定措施,防止偏离;④确保目标,利在各方。在认识一致,目标一致的前提下,与会各方就可做到步调一致,动作协调,不仅能提高会议质量,而且工程的进度、质量、安全和费用等控制也能得到保证。在召开工地监理会议中,承包商项目经理起着至关重要的作用。监理工程师应与之保持经常性联系,加强沟通与协调,发挥承包商项目经理的作用,并对其提出严格要求,要求他们承担起责任,保证应与会专业技术人员按时到会,并能做到毫无保留地、实事求是地反映施工情况,既讲成绩,也要谈问题,既谈已完工作情况,也要谈下步工作打算,针对具体问题提出整改意见和建议。

   2、建设单位应熟悉有关实施工程监理工作的规定,支持监理行使业主授权。监理向建设单位提供的是服务,支持监理亦是支持建设单位自己。为什么有的建设单位花钱请了监理却不注意发挥监理的作用呢?究其原因:我国实施工程建设监理制度起步时间不长,该项制度尚未得到有效落实,许多部门和单位对实施工程监理制度的重要性认识不足。同时,业主单位不是连续不断的上项目,在一个项目建成后另一个项目何时上、怎么上还在规划之中,也可能根本还没有规划,因此业主对工程监理的作用不了解,或有所了解,但知之甚少;另一方面,由于新的知识和管理办法尚未掌握,老办法,旧习惯仍在作祟。有的建设单位不要说在召开工地监理会议时越俎代庖,就连支付工程款也不经监理检查签证。鉴于上述情况,建议国家建设部门加大对建设单位的监管力度,要求建设单位在工程项目开展之前组织工程主管及工程管理人员,尤其是工程主要负责人学习、熟悉有关工程监理方面的有关知识和规定,了解监理的工作性质和职责,在工程监理合同中明确业主授权范围。在合同具体执行过程中支持监理行使业主授权,避免建设单位越俎代庖现象的发生。

   建设单位应履行对监理工作的检查监督责任。当发现监理在实施工程监理过程中存在问题,如工程建设协调不到位,进度、质量、施工费用严重偏离目标而不能及时纠正,或者与有关单位串通,损害业主方利益,降低工程质量等,业主有权提出整改意见,或向监理单位提出要求,更换工程监理人员。

   3.监理人员会前应了解掌握情况,做到心中有数。为开好工地工程会议,总监理工程师(或总监代表)和各专业监理工程师应当十分熟悉工程建设施工要求,全面掌握工地各方面工作情况。为此,必须做到“四个充分”:

   1)充分熟悉工程合同条款,了解施工进度要求、质量要求、技术规范和技术要求、安全要求以及施工技术方案和各项工作接口;明确业主、承包商和监理三方各自的责任和义务。这是开展监理工作,召开工地工程会议,进行施工组织协调、解决施工问题的依据。

   2)充分了解工程施工现场情况,做到现场巡视不漏项。各专业监理工程师应按照自己的职责,深入了解,逐项巡查,包括日进度、施工质量、施工组织、施工方法、施工机具、材料供应,以及上次现场会议决定执行情况和整改通知书发出后的整改情况等等,并且在每次巡视之后都要认真做好巡视记录。记录要完整、真实。同时,在现场巡视中若发现需要立即整改的问题,监理应及时就地给予指出,避免造成不必要的返工和损失,并事后补发整改通知书。

   3)充分做好与各方的会前沟通。①首先,要制定会议程序;②其次,要明确与会各方必须向会议汇报的内容,包括资料准备、工程进展情况、存在问题、需要监理协调的事项及下步将采取的具体措施等。由于工程施工分为土建施工、设备安装、试车与投料运行、竣工验收等阶段,各个阶段工作特点不同,内容也不同,因此要根据不同施工阶段的不同要求明确不同的汇报内容;③再次,要掌握各方面的信息,了解业主、承包商(包括分包商)各方对工程施工进度、质量、资源投入和安全等方面的要求或打算。第①②项应由监理方草拟,经与会各方一起讨论同意后,形成文件,共同予以实施。

   4)充分思考,认真分析,理清和确定召开每次工地会议的总体思路。因为随着工程建设的深入,时间、空间、环境和工作内容都发生了变化,施工现场每天都有新的进展,施工组织、现场工作都有新的不同,涉及的工作内容、出现的实际问题也不同于以往,所以每次工地会议都会有新的内容和议题,召开会议的思路和方法不能千篇一律。为开好每次工地会议,会议之前应在总监理工程师(或总监代表)的主持下召开现场监理内部会议。各专业监理工程师应详细交流自己了解和掌握的信息,并在认真思考分析的基础上就如何开好工地会议提出意见和建议。然后,由会议主持者归纳汇总,明确提出召开工地会议的总体思路和将要解决的实际问题,以及解决问题的措施或设想。

   由于准备充分,监理可以在召开工地会议时就可以占据主动地位,发挥主导作用,工地工程会议就可能达到预期的目的,取得满意的效果。

   4.按时开会,检查讲评,发现问题,统一协调。在做好充分准备的基础上,驻地监理工程师要按照上次会议确定的时间召开工地会议。会议要按程序逐项进行,避免漏项,防止内容前后颠倒,混淆不清。同时,主持者要灵活机动,力戒呆板乏味。会议的重点是:

   (1)对上次会议纪要明确要办的事项予以确认并进行讲评,好的给予肯定,差的提出批评;

   (2)检查监理已发整改通知书的实施是否到位,和资料提供是否齐全;

   (3)按照汇报内容的要求,认真听取与会各方的工作汇报及信息交流,并对自上次会议以来的工作进行检查,肯定成功的做法和已取得的成绩,对承包商存在的差距和不足应开诚布公地予以指出,涉及业主方面的问题也不能回避;

   (4)针对现场存在的实际问题,协商确定解决办法和具体措施,做到任务清楚,工作具体,责任明确,措施切合实际,按照“5W1h”法,把任务和措施落到实处;

   (5)指定专人认真做好会议记录。记录应符合“真实、准确”的原则和要求。会后,监理人员应根据会议记录,将与会人员形成的共识及在重大问题上各方的不同意见进行整理,并形成会议纪要,经总监理工程师(或总监代表)审阅并签字后发送参会各方执行。

   5.监理单位对驻地监理工程师在加强业务培训的同时,还应加强管理知识的培训。施工现场任务多,工作杂,涉及范围也比较广,但无论何种任务、何种工作都离不开“人”,只有发挥人的主观能动性,各项工作才能得以顺利进行,“三控三管一协调”才能得以保证,任务目标才能得以实现。说到底,工地监理在现场的工作都离不开管理,离不开与人打交道。为什么有的监理工程师在工作中常常和业主、承包商发生冲突,出力不讨好?为什么有的监理工程师主持的工地会议效率低,质量差,达不到预期效果?就是因为他们缺乏管理知识,不懂得如何进行沟通,如何进行协调,或与合作者关系不融洽。因此,建议监理单位在注重监理工程师技术水平的同时,还应创造条件,组织监理人员开展必要的管理知识培训,让他们学点项目管理知识,学会沟通和协调,提高他们驾驭现场工作的能力。管理协调能力的提高必然会提高他们主持召开经常性工地会议的水平。

   总之,提高工地监理会议效率和质量的因素较多,不仅取决于工地监理的管理和技术水平,也取决于业主和承包商的理解和支持。笔者认为上述五个方面是提高工地监理会议效率和质量的途径和方法。有效的工地监理会议不仅可以激发与会人员的积极性,而且可以达到单位之间关系融洽,各项工作的进展协调,保证施工顺利进行,使现场监理工作走向良性循环,从而实现对工程施工进度、质量、费用和安全实施有效的控制。

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