如何管理和充分使用紧缺的项目资源

发布日期：2018-01-08来源：网络来源编辑：张继蕊

[摘要]

　　 项目事无巨细，无论忽略什么都有可能会导致项目的失败。虽然从事项目管理年头不长，但是项目执行中的酸甜苦辣却真真切切的体会了个遍，为接下来更精彩的项目生涯打下了基础。

　　 下面要讲到的是我认为比较典型的故事，说它典型是因为在这个项目执行期间，我们项目团队和我这个主要的负责人所碰到的问题比较全面，在项目管理中也比较常见。在过去了几年之后，回顾一下当时的这些事情，庆幸能经历这些问题，让自己在管理一个项目的技巧和意识方面有一定的提高，也让自己的心理承受能力有了一个洗礼。同时也使同事们的感情因为这段一起奋斗过来的历程更“铁”了，我想说，只要使用了比较恰当的“软技巧”，项目可以使团队更紧密团结在项目管理者的周围。

　　 本项目发生在深圳，为客户提供配套的供气系统。由于合同签订日期晚于设想的开工日期，导致设计，设备采购和施工周期非常紧张，加上一系列不可预见的问题，就构成了本项目的主要难题。为了解决项目中碰到的问题，项目团队做了以下努力，使得项目顺利完工。

　　 1.沟通(下包和内部)

　　 沟通包括很多方面，有内部沟通和外部沟通之分：

　　 内部沟通：公司或组织内部沟通包括与采购，财务，运行(项目完成后我们有专门的团队对装置进行操作和维护)，项目部门内部，项目团队内部，公司领导的沟通等等。

　　 外部沟通：设计院，审图单位，当地监管部门(包括质监，安监，建设局，消防局，投资管理局等等)，海关，客户和各种各样的下包商的沟通。

　　 这些沟通都是必须的，可以说只有有效和有针对性的沟通，才能达到项目目标，很多时候漂亮的报告可以事半功倍。这里就强调下：

　　 与下包商的管理很需要技巧。

　　 ·设备采购，设备基础与之前的图纸不匹配，造成设备无法完成吊装。后来设备供应商到现场进行了道歉，澄清了是因为更新图纸没有发送成功，同时也没有追踪沟通的结果。作为项目管理人员也应该对该事件反省，在(土建)施工之前应该将所有设备图纸与供应商最后做一次澄清。这点上完全说明了：

　　 沟通不应只限于传达，还应确保对方接收到了传达的信息，并完全理解了所要表达的内容，这样才算是有效的沟通;

　　 无论是谁的原因，只要沟通没有达到目的，双方都有一定的责任，对于项目管理人员更无法逃避因沟通不利而引起的结果，因为这一切都会导致项目执行受阻;

　　 ·设备采购，设备交期一再拖延。这时候就需要及时和公司领导汇报，调用公司资源，为项目执行铺平道路;

　　 · 现场施工，你不仅仅是甲方，是支付费用的一方，还应该是他们的朋友。安全在项目周期中，尤其是现场施工中都是重中之重。但是只是强调对分包施工单位的安全要求，一味对对方施压，而没有有效的沟通，难免不会引起反弹，对施工安全，进度造成影响。所以在分包合同签订之前一定要强调和让分包单位掌握安全要求。其次，在现场施工时，会有较长一段时间一起工作生活，工作之余的个人感情还是需要认真培养和维护的。

　　 和客户的有效沟通是必须的，只有了解他们的期望并加以管理，项目才能顺利得达到目标，如果不在一开始对客户的期望有一个完整彻底的了解，很难说项目不会失败或不会碰到问题。在本项目中，客户对工期要求十分苛刻，但是经过沟通后发现：对于第一期工期是可以通过临时系统达到的，而对于第二期工期是可以与客户商榷的。这样就释放了一定的施工压力，项目目标也调整为：必达临时系统工期，努力施行正式系统工期。

　　 有效的沟通：成立项目办公室，让核心项目成员一起入住办公;其次通过电话会议，借用一些专家意见或及时共享重要信息;

　　 立定期会议制度，明确项目目标，定期回顾目标完成度;建立项目责任制度，明确各项目成员的具体目标，一定要是可追溯，可评价和可操作的目标。

　　 2.项目团队管理，包括：

　　 当项目资源紧缺的时候，要管理和充分使用项目资源。按各人所长分配任务，同时确保各人的负荷基本平衡。还有很重要的就是责任落实到人，尤其是一些棘手的任务，必须明确责任和责任人。

　　 关心项目团队成员的成长，能力的培养。可以对一些感兴趣的成员，在有时间的情况下，做一些项目内部的培训，将他们的知识提高到一定程度，在某些时刻可以得到意料之外的作用。因为项目中有很多需要进口保管的设备，而海关人员经常要询问设备的作用和功能，一开始项目团队中只有我清楚整个系统流程和设备情况，我在有条件的情况下，对其他同事做介绍和说明。后来在我无法分身的情况下，几位同事都可以出面去接触相关的海关人员，确保了项目顺利实施。

　　 项目团队团结气氛的建立，培养和维护。在项目工作开展的同时，一定要千方百计让项目成员有放松和发泄压力的机会。出去吃饭和娱乐也是需要的。

　　 项目团队成员的想法要及时回馈和指导。对于项目成员提出的意见和建议一定要认真对待，不可以伤及他们的积极性。

　　 　3. 项目回顾，lesson learn。

　　 这是一个非常重要的过程，大家学习PMBOK的时候肯定都接触到了这一点，因为只有回顾了该项目中的成败得失，管理人员和组织中的其他人员才能在此基础上更好的得到成长。没有总结和记录，就没有(明显的)成长和进步。

　　 这是一个非常重要的过程，大家学习PMBOK的时候肯定都接触到了这一点，因为只有回顾了该项目中的成败得失，管理人员和组织中的其他人员才能在此基础上更好的得到成长。没有总结和记录，就没有(明显的)成长和进步。

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