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完善分包工程的招标管理

发布日期:2017-05-27来源:本站编辑:李波

[摘要]

/苏公良

    大型施工企业正逐步实现由劳务密集型向施工管理型的转变,专业工程分包或劳务分包已成为大型施工企业完成施工生产任务的重要手段。分包工程管理的好坏,将直接影响到项目的效益和企业声誉,或涉及连带法律责任。通过分包工程招标,选择优秀分包商是保证工程质量、进度、效益的重要途径。如何在国家法律法规的框架内规范分包工程招标,是摆在大型施工企业面前的课题。

分包工程招标存在的主要问题

经过与多家施工单位交流时发现,施工企业普遍存在着一些这样或那样的问题。

委托项目部招标,存在不利因素。大型施工企业在分包招标管理模式上各有不同,有的将分包招标工作由公司总部统一管理,有的委托专业分公司管理,有的直接委托项目部招标。但项目部招标存在着诸多不利因素,一是存在着企业内部招标标准不统一;二是项目部为临时组建机构,存在着经济、技术等专业人员数量不足和个人综合素质参差不齐的问题,不能有效满足分包商资格评审和评标的需要;三是不利于专业招标团队的建设。

审批流程长,审批表格多。施工企业为了规范自己的招标行为,力求做到严细管理而层层把关,从分包招标策划到下达中标通知书,大都需要经过2-3个流程的审批才能完成分包招标工作,有的则多达4-5个审批流程,存在着填报工作量大,审批流程多,从而导致招标时间过长问题,延缓了分包合同签订时间,影响现场施工生产。

企业总部缺少对招标文件内容的审核。大型施工企业在分包工程招标管理中,比较重视招标工作启动前的规范化管理,均设置了一些格式化的审批流程,以使分包招标工作合法合规,招标责任单位依此开展招标工作。但多数施工企业在招标过程管理中,却忽视了对招标文件内容的审核,即招标责任单位编制完招标文件后未经企业总部审核直接发放招标文件,招标文件是投标报价的重要依据,也是签订分包合同的基础,企业总部对招标文件内容不进行审核,是一个比较大的管理漏洞。

评委选取不规范。由施工企业总部负责的招标项目,在评委选择上较为规范,但专业分公司和项目部负责的招标项目,在评委选择上表现的有些随意性,由于受专家评委资源的限制,时常在开标前临时抽调经济、技术人员组成评标小组,评标时往往带有一定的倾向性,不能公平公正地完成评标工作。

完善分包工程招标制度

在制度中必须明确各管理层面的职责和工作要求,细化操作内容,规范工作标准和工作流程,理顺企业总部机关各部门、专业分公司、项目部三者之间关系,使招标过程的每项工作都能有序进行,制度中必须明确以下主要事项。

明确分包工程招标责任单位。明确分包工程招标责任单位是做好招标工作的前提,笔者认为应采取“谁管理项目谁负责招标”的原则,一是有力于管理主体机构对项目实施管理,二是有利于邀请更多的投标人参与投标,三是规避了项目部招标存在的不利因素。即对于公司总部直接管理的项目部,由项目部发起招标审批流程,经公司审核批准后由公司总部负责组织分包工程招标。对于专业分公司管理的项目部,由专业分公司负责发起招标审批流程,经公司总部审核批准后组织分包工程招标。取消项目部的分包招标主体职能,项目部配合公司总部或专业公司完成招标工作,负责中标后分包合同的履行。

设立分包工程招标机构。为全面做好分包招标工作,大型施工企业应成立分包工程招标委员会,负责统一制定招标程序,指导、监督招标责任单位分包工程招标管理工作招标责任单位应设立专门的招标机构,设置招标管理岗位,即公司总部和专业分公司分别设立专门招标机构,设立招标机构的主要目,一是负责本层面管理项目的分包工程招标工作;二是利于国家和政府部门相关招标及分包工程管理方面政策、法律法规的落实;三是有利于招标人员业务素质的提升和招标团队的建设,不断总结经验和改进,减少工程招标法律风险;四是有利于招投标资料的归档管理。

明确审核部门职责。明确审核部门在分包工程招标中的职责,做到分工明确各司其责,按照专业对口的原则划分职责,充分发挥专业优势,使其知道干什么,审核哪些内容,做到投标前进行全方位事前控制,规避中标分包商不能满足施工需要的风险。如规定项目管理部门负责审核拟投标人是否属于企业资源库的合格分包商,法律部门负责审核拟投标单位的企业施工资质,技术质量部门负责审核特殊施工资质(压力管道施工许可证、压力容器安装许可证以及起重设备安装许可证),安全监督部门负责审核企业安全资质,造价管理部门负责审核招标文件,企业主管领导负责批准实施。

确立分包工程招标工作流程。分包工程招标从策划到完成分包合同签订,需经过分包工程招标方案审批、编制招标文件、开标、评标、下达中标通知书等多个环节,每个环节又有许多的子流程,必须将这些工作的先后顺序及工作内容有机的整合起来,才能顺利完成招标工作。

首先要确立分包工程招标总体工作流程,指从成立招标工作组到招标资料归档的工作流程。分包工程原则上采用邀请招标,其工作流程为:

a)成立招标工作组,提出分包工程招标方案。

b)分包工程招标方案审批。

c)编制招标文件。

d)发投标邀请书。

e)发招标文件。

f)组织踏勘现场及对招标文件澄清。

g)成立评标委员会(小组)。

h)组织开标会议,进行开标、评标,定标、推荐(确定)中标单位;

i)招标结果审批

j)下发中标通知书、分包合同签订。

k)招标资料归档。

强化对招标方案的实质性审核。为解决审批流程长、表格多及未审核招标文件内容等问题,应将招标前的所有审批流程和招标文件内容的审核归结为一个审批流程,即分包工程招标方案审批流程。分包工程招标方案是招标文件核心内容的缩编,主要内容包括:工程概况、分包招标范围及标段划分、招标方式、投标单位资格要求、质量等级、安全要求、工期要求、分包工程控制价、分包工程收益率、材料供应方式、工程款支付比例、水电费及脚手架扣除方式、拟邀请的投标人情况、评标定标原则、分包合同条款等主要内容。因此,在设计分包工程招标方案审批流程时,应遵循“精简高效、内容齐全、适用性强”的原则,既要包含技术、经济实质性的信息内容,又包括参与投标的投标人信息,以缩短审批时间,提高工作效率。

统一招标文件格式,规范分包招标。为规范分包工程招标合法进行,提高分包招标工程管理水平,施工企业招标委员会必须结合自身管理特点,制定统一的招标文件标准格式。招标责任部门依据招标文件标准格式,结合拟分包工程项目的特点,编制分包工程招标文件。招标文件标准格式内容包括:投标须知(总则、投标报价说明、投标文件的编制、投标文件的递交和开标、评标)、投标文件格式(投标书格式、授权委托书、单位资格证明文件、施工组织设计编制内容、施工方案编制内容)、工程施工与验收的技术规范标准和招标工程量以及分包工程合同等。

强化分包招标过程控制。分包工程招标工作的关键环节在于过程控制,不仅保证招标工作的时效性、连续性,还要体现招标的公平性、合法性,在保证合法合规的前提下,力求在较短的时间内完成招标工作,因此必须做好以下工作:一是分包招标方案审批后,招标机构应在3天内编制招标文件并发至投标人,并做好开标、评标的各项准备工作;二是组织好开标工作,并在开标后的2日内完成评审工作;三是评标委员会依据评审结果,2日内推荐拟中标人报公司总部审批,四是招标责任单位接到审批结果后,应及时下达中标通知书。同时在中标通知书中,必须明确中标人在5日内洽谈签订分包合同,否则将视为中标人自动放弃该合同,以防投标人中标后不积极签订分包合同,造成分包合同签订滞后。

完善分包招标配套措施

分包工程招标管理制度是实施分包招标工作的基础和保障,分包招标实施过程中又会遇到这样或那样的问题,针对招标过程中遇到的问题,必须制定配套的解决措施加以规范,以保证分包招标工作合法合规地有序进行,具体措施如下:

统一招标实施阶段的工作表格。在分包工程招标实施阶段,涉及许多过程资料及工作表格,为规范工作标准,需制定一套完整的标准模板格式,按照招标工作的先后顺序,制定分包工程招标文件格式、投标邀请函及回执、招标文件领取签到表、投标文件签收表、开标会议签到表、开标会议程序、开标会议纪律、开标记录、评标会议签到表、评标纪律、评标委员会宣言、资格评审记录表、评标评分表、评标报告、评标结果审批表以及中标通知书等格式内容。

建立评委随机抽取系统。建立专家评委资源库是实现评标工作公平、公正的有力保障。在此基础上,建立随机抽取专家评委的软件系统,在开标前的2日内,通过软件系统在企业范围内随机抽取资源库专家评委,并自动生成评标专家随机抽取表,不仅避免了评委选取的局限性和随意性,也能有效防止投标单位过早知道谁是评委,造成评委在评标时徇私舞弊,有利于公平公正和防止腐败现象的发生。

建立分包工程价格体系。分包工程招标,不仅是在符合法律规定的范围内,选择信誉好、能力强的分包商从事施工生产,也是项目获取利润的重要来源之一。在分包工程招标时,为防止投标单位串标、哄抬报价,必须设定合理的控制价作为报价上限。为合理设置控制价,企业应结合市场价水平,编制企业分包工程价格体系,招标单位可根据施工地域的不同、装置类别的差异,在分包工程价格体系的基础上,上下浮动作为分包工程招标控制价,可有效降低招标风险,并合理控制分包工程费用。

建立合格分包商资源库。建立合格分包商资源库有利于提高配置社会资源的能力,有利于提高分包管理水平规范分包商行为,有利于工程进度、质量、安全管理目标的顺利实现和合同的正常履约,有利于培养长期合作关系,促进分包商管理的制度化、标准化、程序化,也有利于分包招标工作的顺利完成。按照其履约能力可划分为优秀分包商和合格分包商,实现同等条件下,优秀分包商优先中标的原则。

制定专业工程分包合同标准文本。制定标准专业工程分包合同文本,有利于分包合同的签订和履行,有利于防控分包合同风险,有利于分包工程招标方案的审批,同时有利于规范合同双方的责权利和标准化工作的进行。

 

 

总之,施工企业要做好分包工程招标管理工作,必须从制度上建立完整的招标管理体系,做到分工明确、各司其责。从工作层面制定一套科学性、实用性强的工作流程和工作标准,使每个工作环节做到无缝衔接。只有这样,才能做好分包招标工作,提升分包工程招标管理水平,促进招标团队总体水平的不断提高。

(作者单位:中石化第十建设有限公司)

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